Aufträge: Positionen, Zahlungsplan und Rechnung aus einem Guss – Blog

Aufträge entstehen aus gewonnenen Leads oder direkt über Erstellen. Jeder Auftrag erhält automatisch eine Nummer im Format O-JJMMNN und durchläuft standardmäßig die Phasen Neu und In Bearbeitung bis Abgeschlossen oder Storniert.

Aufträge im Kanban — Aufträge nach Status: vom neuen Auftrag bis zum Abschluss.

Auftragspositionen

Im Widget Auftragspositionen erfassen Sie, was verkauft wurde: Artikel, Menge, Einkaufspreis, Verkaufspreis und Betrag je Zeile. Neue Zeilen fügen Sie mit „Zeile hinzufügen“ an. Die Summe steht darunter als Auftragswert (netto) und wird beim Speichern zum Auftragsbetrag.

Die Positionen speichern sich kurz nach Ihrer letzten Eingabe selbst. Oben im Fenster sehen Sie jederzeit, ob gerade gespeichert wird oder alles gesichert ist.

Der Zahlungsplan

Größere Aufträge werden oft in Teilen bezahlt. Mit dem Zahlungsplan legen Sie die Vereinbarung fest und erzeugen die passenden Rechnungen per Klick.

Aktivieren: „Zahlungsplan aktivieren“ legt einen Standardplan mit 30 % Anzahlung und Schlussrechnung an. Weitere Zeilen fügen Sie als Abschlag hinzu.
Zeilentypen: Anzahlung, Abschlag und Schlussrechnung, jeweils mit Prozentsatz, Fälligkeit und Bruttobetrag.
Schlussrechnung: Sie übernimmt automatisch den Rest und enthält alle Auftragspositionen abzüglich der bereits gestellten Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen.
Überblick: Jede Zeile zeigt ihre Rechnung mit Status. Darunter steht, wie viel bereits abgerechnet und wie viel noch offen ist.

Solange zum Auftrag eine nicht stornierte Rechnung existiert, lässt sich der Plan nicht mehr ein- oder ausschalten. So bleiben Vereinbarung und Rechnungen immer stimmig. Deaktivieren Sie einen Plan vorher, bleiben seine Zeilen für später erhalten.

Rechnungen aus dem Auftrag

Der Button Rechnung erstellen oben im Auftrag übernimmt die Positionen in eine neue Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel. Ist ein Zahlungsplan aktiv, erzeugt derselbe Button die Rechnung zur nächsten offenen Planzeile und zeigt an, wie viel Prozent noch offen sind. Sind 100 % abgerechnet, verschwindet er.

Erfassen Sie die Positionen des Auftrags.
Aktivieren Sie bei Bedarf den Zahlungsplan und passen Sie die Prozentsätze an.
Erstellen Sie die Anzahlungsrechnung; sie öffnet sich direkt über dem Auftrag.
Nach Lieferung erstellen Sie die Schlussrechnung und setzen den Auftrag auf Abgeschlossen.

Hinweis: Mit aktivierter Warenwirtschaft kommen Artikelsuche, Kalkulation mit Deckungsbeiträgen und der Auftragsprozess mit Bestellungen und Lieferscheinen hinzu. Diese Funktionen stellen wir in einem eigenen Teil vor.